MyPeopleDoc fungeert als een digitale kluis voor werknemers, maar de manier waarop je er toegang toe krijgt via een Android-smartphone roept praktische vragen op: speciale app of gewoon een mobiele browser, beveiliging van de opslag, duurzaamheid van documenten na een verandering van werkgever. Dit artikel vergelijkt de beschikbare toegangsmethoden en beschrijft de mechanismen die daadwerkelijk je loonstroken en HR-documenten beschermen.
Mobiele toegang tot MyPeopleDoc: Android-app of browser
Er is vaak verwarring op de Google Play Store. Een zoekopdracht naar “MyPeopleDoc” levert verschillende resultaten op, waaronder de app “MyPeople App” uitgegeven door McDonald’s, die geen enkele link heeft met de digitale kluis PeopleDoc. Toegang tot de werknemerskluis MyPeopleDoc op Android verloopt via een officiële mobiele app die beschikbaar is op Android en iOS, en die verschilt van deze homoniemen.
Voor werknemers die de MyPeopleDoc-app voor Android willen downloaden, blijft het controleren van de uitgever op de Google Play-pagina de reflex die je moet aannemen. De legitieme uitgever is verbonden aan UKG (Ultimate Kronos Group), die PeopleDoc heeft overgenomen. Tegelijkertijd blijft toegang via de mobiele browser op mypeopledoc.com functioneel en vereist het geen installatie.
| Toegangsmethode | Vereiste installatie | Pushmeldingen | Offline toegang tot documenten |
|---|---|---|---|
| Officiële Android-app | Ja (Google Play) | Ja | Beperkt (gedownloade documenten) |
| Mobiele browser (mypeopledoc.com) | Nee | Nee | Nee |
| Desktopbrowser | Nee | Nee | Nee |
De app biedt het voordeel van meldingen bij ontvangst van een nieuw document (loonstrook, werkgeversverklaring). De mobiele browser is voldoende voor een eenmalige raadpleging zonder de opslag van de telefoon te belasten.
Regelgevend kader van de digitale kluis voor loonstroken
De elektronische kluis die door MyPeopleDoc wordt gebruikt, is geen eenvoudige cloudopslag. Het voldoet aan de eisen van het decreet nr. 2016-1762 van 16 december 2016, dat de digitalisering van loonstroken in Frankrijk regelt.
Deze teksten stellen verschillende technische garanties aan de dienstverlener:
- De integriteit van de documenten moet gedurende de gehele bewaartijd gewaarborgd zijn, wat elke wijziging na indiening uitsluit
- De vertrouwelijkheid is gebaseerd op een versleuteling van de gegevens, zowel in rust als tijdens de overdracht tussen het bedrijf en de kluis
- De minimale bewaartijd dekt de actieve levensduur van de werknemer plus de jaren die nodig zijn om de pensioenuitkering te bereiken, wat potentieel meerdere decennia kan zijn
Deze wettelijke verplichting onderscheidt MyPeopleDoc van een eenvoudige publieke cloudservice zoals Google Drive of Dropbox. Een conforme digitale kluis kan je documenten niet verwijderen, zelfs niet als je werkgever zijn abonnement op het platform opzegt.
Toegangscontinuïteit na vertrek uit het bedrijf
Dit is het punt dat de meeste gidsen verwaarlozen. Wanneer een werknemer zijn bedrijf verlaat (ontslag, beëindiging, einde van een tijdelijk contract), blijft de persoonlijke ruimte MyPeopleDoc toegankelijk via het persoonlijke e-mailadres dat bij de registratie is opgegeven.
Het mechanisme werkt als volgt: het bedrijf stopt met het verzenden van nieuwe documenten, maar de kluis behoudt alle al ingediende bestanden. De werknemer blijft inloggen met zijn persoonlijke inloggegevens, ongeacht enige contractuele band met de voormalige werkgever.
Als je echter alleen een professioneel e-mailadres hebt opgegeven (bijvoorbeeld [email protected]) en dit wordt gedeactiveerd na je vertrek, wordt het herstellen van het account complexer. Het opgeven van een persoonlijk e-mailadres bij de activatie van het account is de eenvoudigste en vaak vergeten beveiligingsmaatregel.
Documenten van werknemers op mobiel beveiligen: concrete acties
Het hebben van een conforme digitale kluis ontslaat de gebruiker niet van voorzorgsmaatregelen. De Android-app heeft toegang tot gevoelige documenten (loonstroken, contracten, addenda), en de zwakke schakel is vaak de telefoon zelf.
Dried acties verminderen het risico aanzienlijk:
- Activeer de biometrische of PIN-vergrendeling op de telefoon. Een apparaat zonder vergrendeling geeft directe toegang tot elke open sessie
- Gebruik een uniek wachtwoord voor het MyPeopleDoc-account, dat verschilt van dat voor de persoonlijke e-mail. Een datalek op een andere service compromitteert de kluis niet
- Download periodiek de meest kritieke documenten (jaarlijkse loonstroken, eindafrekeningen) op een fysiek medium of een tweede beveiligde ruimte, zodat je een kopie hebt in geval van verlies van toegang tot het account
Het platform zelf beheert de versleuteling en de langdurige archivering. De rol van de werknemer beperkt zich tot het beschermen van de toegang tot zijn account en ervoor zorgen dat zijn persoonlijke gegevens up-to-date blijven.
Verschil tussen persoonlijke opslag en gereguleerde kluis
Een PDF van een loonstrook opslaan in de map “Downloads” van een Android-smartphone biedt geen bewijswaarde in geval van een geschil. Alleen het document dat in de digitale kluis wordt bewaard, geniet de vermoedelijke integriteit die door de regelgeving is voorzien. Het gedownloade bestand is nuttig als back-upkopie, maar vervangt het originele archief niet.
Het beheer van gedigitaliseerde HR-documenten berust op een balans tussen de infrastructuur van de dienstverlener (conformiteit, versleuteling, duurzaamheid) en de gewoonten van de werknemer (sterk wachtwoord, persoonlijk e-mailadres, regelmatige controle). De mobiele app vergemakkelijkt de raadpleging, maar de beveiliging van de digitale kluis speelt zich vooral af bij de registratie en bij het bijwerken van zijn inloggegevens.
