Sie verlassen Ihre Stelle, unterschreiben einen neuen Vertrag woanders, und eine Frage taucht auf: Werden Ihre Gehaltsabrechnungen, die auf My Arkevia gespeichert sind, mit Ihrem alten Badge verschwinden? Die kurze Antwort ist nein. Das digitale Safe My Arkevia gehört zu Ihnen, nicht zu Ihrem Arbeitgeber. Ihre Gehaltsabrechnungen bleiben auch nach Beendigung Ihres Arbeitsvertrags zugänglich.
Digitales Safe, das dem Arbeitnehmer zugeordnet ist: Was das konkret ändert
Viele Arbeitnehmer denken, dass ihr Arkevia-Bereich am Tag des Ausscheidens deaktiviert wird. Das ist eine häufige Verwirrung, weil es der Arbeitgeber ist, der den Dienst eröffnet und die Dokumente dort ablegt. Man assoziiert das Safe dann mit dem Unternehmen.
Tatsächlich bleibt Ihr persönlicher Bereich My Arkevia nach der Vertragsbeendigung aktiv. Der ehemalige Arbeitgeber verliert die Möglichkeit, neue Gehaltsabrechnungen abzulegen, aber die bereits vorhandenen Dokumente bleiben unverändert. Sie behalten Ihre Zugangsdaten, Ihren Zugriff und alle archivierten Gehaltsabrechnungen.
Wenn Sie die My Arkevia-App für Gehaltsabrechnungen verwenden, bleibt die Funktionsweise auf dem Handy gleich: Anmeldung mit Ihren gewohnten Zugangsdaten, jederzeitige Einsichtnahme und Download möglich.
Das Dekret Nr. 2018-853 vom 5. Oktober 2018 verlangt eine vollständige und kostenlose Datenportabilität für den Nutzer eines digitalen Safes. Sie können Ihre Gehaltsabrechnungen also in einem nutzbaren Format ohne Kosten abrufen, egal ob Sie sie auf Ihrem Computer speichern oder in einen anderen Dienst übertragen möchten.
Arbeitgeberwechsel und neues Safe: Das Szenario, das man antizipieren sollte
Ihr neuer Arbeitgeber nutzt auch Arkevia? Gute Nachricht: Ihre alten und neuen Gehaltsabrechnungen befinden sich im selben Bereich. Die Zuordnung erfolgt über Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre Sozialversicherungsnummer, je nach Konfiguration, die das Unternehmen gewählt hat.
Der kompliziertere Fall ist, wenn Ihr neuer Arbeitgeber einen anderen Anbieter (Digiposte, MyPeopleDoc, Cecurity zum Beispiel) nutzt. Dann haben Sie zwei separate Safes. Arkevia fusioniert Ihre Dokumente nicht automatisch mit einer anderen Plattform.
Sie haben dann zwei Optionen:
- Behalten Sie Ihr My Arkevia-Konto für die alten Gehaltsabrechnungen und nutzen Sie das neue Safe für die folgenden, indem Sie zwei Bereiche parallel verwalten.
- Laden Sie alle Ihre Dokumente von Arkevia (im PDF-Format) herunter und speichern Sie sie lokal oder importieren Sie sie manuell in Ihr neues Safe, sofern dies möglich ist.
- Beantragen Sie die Portabilität Ihrer Daten bei Arkevia, wie im Dekret von 2018 vorgesehen, um alle Ihre Dateien in einem Standardformat zu erhalten.
Kein digitales Safe überträgt automatisch Ihre Gehaltsabrechnungen an einen Konkurrenten. Es liegt an Ihnen, diesen Schritt zu unternehmen, und es ist kostenlos.
Aufbewahrungspflicht des ehemaligen Arbeitgebers: Ein unbekanntes Sicherheitsnetz
Selbst wenn Sie sich nicht mehr bei My Arkevia anmelden können, gibt es einen Rechtsbehelf. Ihr ehemaliger Arbeitgeber hat eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Ihre Gehaltsabrechnungen. Diese Pflicht kann bis zu Ihrem 75. Lebensjahr gelten, je nach den geltenden Vorschriften.
Konkret bedeutet das, wenn der ehemalige Arbeitgeber den Anbieter wechselt oder wenn Arkevia eines Tages schließt, bleibt das Unternehmen verantwortlich für die Verfügbarkeit Ihrer Dokumente. Sie können verlangen, dass es Ihnen diese übergibt.
Dieser Punkt wird oft ignoriert. Arbeitnehmer denken, dass alles von der technischen Plattform abhängt. In der Praxis bleibt die rechtliche Verantwortung beim Arbeitgeber, nicht beim digitalen Safe.
Was tun, wenn Ihr ehemaliger Arbeitgeber verschwunden ist?
Insolvenz, Übernahme, Fusion: Diese Situationen erschweren die Wiederbeschaffung. In diesem Fall erbt der Insolvenzverwalter oder der Käufer die Aufbewahrungspflichten. Wenn kein Ansprechpartner identifizierbar ist, können Sie die CNIL kontaktieren, um Ihre Rechte auf Zugang zu Ihren persönlichen Daten geltend zu machen.
Verlorene Zugangsdaten nach einem Stellenwechsel: So finden Sie den Zugang wieder
Das häufigste Problem ist nicht das Löschen der Abrechnungen, sondern das Vergessen der Zugangsdaten. Mehrere Monate ohne Anmeldung, ein Wechsel der E-Mail-Adresse, und der Zugang wird unklar.
Das Verfahren zur Wiederherstellung erfolgt über die Website myarkevia.com:
- Auf der Anmeldeseite klicken Sie auf den Link zur Zurücksetzung des Passworts.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, die Sie bei der Erstellung des Kontos verwendet haben (häufig Ihre berufliche oder persönliche E-Mail je nach Konfiguration).
- Wenn Sie keinen Zugriff mehr auf diese E-Mail-Adresse haben, kontaktieren Sie den Kundenservice von Arkevia mit einem Ausweis, um die Aktualisierung Ihrer Kontaktdaten zu beantragen.
Denken Sie daran, Ihre E-Mail-Adresse in Arkevia zu aktualisieren, bevor Sie ein Unternehmen verlassen. Wenn Ihr Konto mit Ihrer beruflichen E-Mail-Adresse verknüpft ist, verlieren Sie den Zugang zum Zurücksetzungslink, sobald dieses Postfach deaktiviert wird.
Sicherheit und Aufbewahrungsdauer der Gehaltsabrechnungen auf My Arkevia
Die im digitalen Safe Arkevia gespeicherten Dokumente werden in Frankreich gehostet und verschlüsselt. Die Plattform entspricht der DSGVO und den regulatorischen Anforderungen, die an digitale Safes gestellt werden.
Die von Arkevia angegebene Aufbewahrungsdauer ist besonders lang: Ihre Gehaltsabrechnungen bleiben mehrere Jahrzehnte verfügbar. Diese Dauer deckt die gängigen Bedürfnisse (Antrag auf Immobilienfinanzierung, Erstellung eines Rentendossiers, Überprüfung eines Endkontos) umfassend ab.
Eine digitalisierte Gehaltsabrechnung, die in einem konformen Safe aufbewahrt wird, hat den gleichen rechtlichen Wert wie ein Original auf Papier. Sie können sie problemlos vor Gericht, bei einer Rentenstelle oder einer Bank vorlegen.
Sollte man trotzdem lokale Kopien aufbewahren?
Ja. Keine Plattform ist ewig. Laden Sie regelmäßig Ihre Gehaltsabrechnungen im PDF-Format herunter und speichern Sie sie auf einem persönlichen Medium (Festplatte, USB-Stick oder einem zweiten Cloud-Dienst). Diese Vorsichtsmaßnahme dauert nur wenige Minuten und schützt Sie vor unerwarteten Szenarien, sei es ein Anbieterwechsel seitens des Arbeitgebers oder eine Schließung des Dienstes.
Der nützlichste Reflex beim Wechsel des Arbeitgebers bleibt einfach: Laden Sie alles herunter, aktualisieren Sie Ihre Kontakt-E-Mail und löschen Sie niemals Ihr Konto. Ihre Gehaltsabrechnungen auf My Arkevia gehören Ihnen, und das Gesetz garantiert Ihnen den Zugang, solange der Dienst existiert.
