Vous quittez votre poste, signez un nouveau contrat ailleurs, et une question surgit : vos bulletins de salaire stockés sur My Arkevia vont-ils disparaître avec votre ancien badge ? La réponse courte est non. Le coffre-fort numérique My Arkevia est rattaché à vous, pas à votre employeur. Vos fiches de paie restent accessibles même après la fin de votre contrat de travail.
Coffre-fort numérique rattaché au salarié : ce que cela change concrètement
Beaucoup de salariés pensent que leur espace Arkevia est désactivé le jour du départ. C’est une confusion fréquente, parce que c’est l’employeur qui ouvre le service et y dépose les documents. On associe alors le coffre à l’entreprise.
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En réalité, votre espace personnel My Arkevia reste actif après la rupture du contrat. L’ancien employeur perd la capacité d’y déposer de nouveaux bulletins, mais les documents déjà présents ne bougent pas. Vous conservez vos identifiants, votre accès, et la totalité de vos fiches archivées.
Si vous utilisez l’application My Arkevia pour les fiches de paie, le fonctionnement reste identique sur mobile : connexion avec vos identifiants habituels, consultation et téléchargement possibles à tout moment.
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Le décret n° 2018-853 du 5 octobre 2018 impose une portabilité intégrale et gratuite des données pour l’utilisateur d’un coffre-fort numérique. Vous pouvez donc récupérer vos bulletins dans un format exploitable, sans frais, que ce soit pour les stocker sur votre ordinateur ou les transférer vers un autre service.
Changement d’employeur et nouveau coffre-fort : le scénario à anticiper
Votre nouvel employeur utilise aussi Arkevia ? Bonne nouvelle : vos anciens bulletins et les nouveaux se retrouvent dans le même espace. Le rattachement se fait via votre adresse mail ou votre numéro de sécurité sociale, selon la configuration choisie par l’entreprise.
Le cas plus délicat, c’est quand votre nouvel employeur utilise un autre prestataire (Digiposte, MyPeopleDoc, Cecurity, par exemple). Vous vous retrouvez alors avec deux coffres-forts distincts. Arkevia ne fusionne pas automatiquement vos documents avec une autre plateforme.
Vous avez alors deux options :
- Conserver votre compte My Arkevia pour les anciens bulletins et utiliser le nouveau coffre pour les suivants, en gérant deux espaces en parallèle.
- Télécharger tous vos documents depuis Arkevia (au format PDF), puis les stocker localement ou les importer manuellement dans votre nouveau coffre si celui-ci le permet.
- Demander la portabilité de vos données à Arkevia, comme le prévoit le décret de 2018, pour obtenir l’ensemble de vos fichiers dans un format standard.
Aucun coffre-fort numérique ne transfère automatiquement vos bulletins vers un concurrent. C’est à vous de faire la démarche, et c’est gratuit.
Obligation de conservation par l’ancien employeur : un filet de sécurité méconnu
Même si vous n’arrivez plus à vous connecter à My Arkevia, il reste un recours. Votre ancien employeur a une obligation légale de conservation de vos bulletins de paie. Cette obligation peut s’étendre jusqu’à vos 75 ans, selon les textes en vigueur.
Concrètement, si l’ancien employeur change de prestataire ou si Arkevia ferme un jour ses portes, l’entreprise reste responsable de la disponibilité de vos documents. Vous pouvez exiger qu’elle vous les remette.
Ce point est souvent ignoré. Les salariés pensent que tout repose sur la plateforme technique. En pratique, la responsabilité juridique reste du côté de l’employeur, pas du coffre-fort numérique.
Que faire si votre ancien employeur a disparu ?
Liquidation judiciaire, rachat, fusion : ces situations compliquent la récupération. Dans ce cas, le mandataire judiciaire ou le repreneur hérite des obligations de conservation. Si aucun interlocuteur n’est identifiable, vous pouvez saisir la CNIL pour faire valoir vos droits d’accès à vos données personnelles.
Identifiants perdus après un changement de poste : comment retrouver l’accès
Le problème le plus fréquent n’est pas la suppression des fiches, c’est l’oubli des identifiants. Plusieurs mois sans se connecter, un changement d’adresse mail, et l’accès devient flou.
La procédure de récupération passe par le site myarkevia.com :
- Sur la page de connexion, cliquez sur le lien de réinitialisation du mot de passe.
- Renseignez l’adresse mail utilisée lors de la création du compte (souvent votre mail professionnel ou personnel selon la configuration).
- Si vous n’avez plus accès à cette adresse mail, contactez le service client Arkevia avec une pièce d’identité pour demander la mise à jour de vos coordonnées.
Pensez à mettre à jour votre adresse mail dans Arkevia avant de quitter une entreprise. Si votre compte est lié à votre mail professionnel, vous perdrez l’accès au lien de réinitialisation dès que cette boîte sera désactivée.
Sécurité et durée de conservation des bulletins sur My Arkevia
Les documents stockés dans le coffre-fort numérique Arkevia sont hébergés en France et chiffrés. La plateforme est conforme au RGPD et aux exigences réglementaires imposées aux coffres-forts numériques.
La durée de conservation annoncée par Arkevia est particulièrement longue : vos bulletins restent disponibles pendant plusieurs décennies. Cette durée couvre largement les besoins courants (demande de prêt immobilier, constitution d’un dossier retraite, vérification d’un solde de tout compte).
Un bulletin de paie dématérialisé conservé dans un coffre-fort conforme a la même valeur juridique qu’un original papier. Vous pouvez le produire devant un tribunal, un organisme de retraite ou une banque sans difficulté.
Faut-il quand même garder des copies locales ?
Oui. Aucune plateforme n’est éternelle. Téléchargez régulièrement vos bulletins au format PDF et stockez-les sur un support personnel (disque dur, clé USB, ou un second service cloud). Cette précaution prend quelques minutes et vous protège contre tout scénario imprévu, qu’il s’agisse d’un changement de prestataire côté employeur ou d’une fermeture de service.
Le réflexe le plus utile au moment d’un changement d’employeur reste simple : téléchargez tout, mettez à jour votre mail de contact, et ne supprimez jamais votre compte. Vos fiches de paie sur My Arkevia vous appartiennent, et la loi vous garantit d’y accéder aussi longtemps que le service existe.