Stai lasciando il tuo posto, firmando un nuovo contratto altrove, e sorge una domanda: le tue buste paga archiviate su My Arkevia scompariranno con il tuo vecchio badge? La risposta breve è no. Il caveau digitale My Arkevia è collegato a te, non al tuo datore di lavoro. Le tue buste paga rimangono accessibili anche dopo la fine del tuo contratto di lavoro.
Caveau digitale collegato al dipendente: cosa cambia concretamente
Molti dipendenti pensano che il loro spazio Arkevia venga disattivato il giorno della partenza. È una confusione comune, perché è il datore di lavoro a attivare il servizio e a caricare i documenti. Si associa quindi il caveau all’azienda.
In realtà, il tuo spazio personale My Arkevia rimane attivo dopo la cessazione del contratto. Il vecchio datore di lavoro perde la capacità di caricare nuove buste, ma i documenti già presenti non si muovono. Conservi le tue credenziali, il tuo accesso e la totalità delle tue buste archiviate.
Se utilizzi l’app My Arkevia per le buste paga, il funzionamento rimane identico su mobile: accesso con le tue credenziali abituali, consultazione e download possibili in qualsiasi momento.
Il decreto n° 2018-853 del 5 ottobre 2018 impone una portabilità integrale e gratuita dei dati per l’utente di un caveau digitale. Puoi quindi recuperare le tue buste in un formato utilizzabile, senza costi, sia per archiviarle sul tuo computer che per trasferirle a un altro servizio.
Cambiamento di datore di lavoro e nuovo caveau: lo scenario da anticipare
Il tuo nuovo datore di lavoro utilizza anche Arkevia? Buone notizie: le tue vecchie buste e quelle nuove si trovano nello stesso spazio. L’associazione avviene tramite il tuo indirizzo email o il tuo numero di previdenza sociale, a seconda della configurazione scelta dall’azienda.
Il caso più delicato è quando il tuo nuovo datore di lavoro utilizza un altro fornitore (Digiposte, MyPeopleDoc, Cecurity, ad esempio). Ti ritrovi quindi con due caveau distinti. Arkevia non fonde automaticamente i tuoi documenti con un’altra piattaforma.
Hai quindi due opzioni:
- Conservare il tuo account My Arkevia per le vecchie buste e utilizzare il nuovo caveau per le successive, gestendo due spazi in parallelo.
- Scaricare tutti i tuoi documenti da Arkevia (in formato PDF), quindi archiviarli localmente o importarli manualmente nel tuo nuovo caveau se questo lo consente.
- Richiedere la portabilità dei tuoi dati a Arkevia, come previsto dal decreto del 2018, per ottenere tutti i tuoi file in un formato standard.
Nessun caveau digitale trasferisce automaticamente le tue buste a un concorrente. Sta a te fare la richiesta, ed è gratuito.
Obbligo di conservazione da parte del vecchio datore di lavoro: una rete di sicurezza poco conosciuta
Anche se non riesci più a connetterti a My Arkevia, rimane un rimedio. Il tuo vecchio datore di lavoro ha un obbligo legale di conservazione delle tue buste paga. Questo obbligo può estendersi fino ai tuoi 75 anni, secondo le normative vigenti.
In pratica, se il vecchio datore di lavoro cambia fornitore o se Arkevia chiude un giorno, l’azienda rimane responsabile della disponibilità dei tuoi documenti. Puoi esigere che te li restituisca.
Questo punto è spesso ignorato. I dipendenti pensano che tutto dipenda dalla piattaforma tecnica. In pratica, la responsabilità legale rimane a carico del datore di lavoro, non del caveau digitale.
Cosa fare se il tuo vecchio datore di lavoro è scomparso?
Liquidazione giudiziaria, acquisizione, fusione: queste situazioni complicano il recupero. In tal caso, il curatore fallimentare o l’acquirente eredita gli obblighi di conservazione. Se non è identificabile alcun interlocutore, puoi contattare la CNIL per far valere i tuoi diritti di accesso ai tuoi dati personali.
Credenziali smarrite dopo un cambiamento di posto: come ritrovare l’accesso
Il problema più comune non è la cancellazione delle buste, ma l’oblio delle credenziali. Diversi mesi senza connettersi, un cambio di indirizzo email, e l’accesso diventa confuso.
La procedura di recupero passa attraverso il sito myarkevia.com:
- Alla pagina di accesso, clicca sul link per il ripristino della password.
- Inserisci l’indirizzo email utilizzato durante la creazione dell’account (spesso il tuo email professionale o personale a seconda della configurazione).
- Se non hai più accesso a questo indirizzo email, contatta il servizio clienti Arkevia con un documento d’identità per richiedere l’aggiornamento dei tuoi dati.
Ricorda di aggiornare il tuo indirizzo email in Arkevia prima di lasciare un’azienda. Se il tuo account è collegato alla tua email professionale, perderai l’accesso al link di ripristino non appena questa casella verrà disattivata.
Sicurezza e durata di conservazione delle buste su My Arkevia
I documenti archiviati nel caveau digitale Arkevia sono ospitati in Francia e crittografati. La piattaforma è conforme al GDPR e ai requisiti normativi imposti ai caveau digitali.
La durata di conservazione annunciata da Arkevia è particolarmente lunga: le tue buste rimangono disponibili per diversi decenni. Questa durata copre ampiamente le esigenze correnti (richiesta di prestito immobiliare, costituzione di un dossier pensionistico, verifica di un saldo di conto).
Una busta paga dematerializzata conservata in un caveau conforme ha lo stesso valore legale di un originale cartaceo. Puoi presentarla davanti a un tribunale, a un ente pensionistico o a una banca senza difficoltà.
È comunque necessario conservare copie locali?
Sì. Nessuna piattaforma è eterna. Scarica regolarmente le tue buste in formato PDF e archiviale su un supporto personale (hard disk, chiavetta USB o un secondo servizio cloud). Questa precauzione richiede pochi minuti e ti protegge contro qualsiasi scenario imprevisto, sia esso un cambiamento di fornitore da parte del datore di lavoro o una chiusura del servizio.
Il riflesso più utile al momento di un cambiamento di datore di lavoro rimane semplice: scarica tutto, aggiorna la tua email di contatto e non eliminare mai il tuo account. Le tue buste paga su My Arkevia ti appartengono, e la legge ti garantisce di accedervi finché il servizio esiste.
