U verlaat uw functie, tekent een nieuw contract elders, en er komt een vraag op: verdwijnen uw loonstroken die zijn opgeslagen op My Arkevia met uw oude badge? Het korte antwoord is nee. De digitale kluis My Arkevia is aan u gekoppeld, niet aan uw werkgever. Uw loonstroken blijven toegankelijk, zelfs na het einde van uw arbeidsovereenkomst.
Digitale kluis gekoppeld aan de werknemer: wat dit concreet verandert
Veel werknemers denken dat hun Arkevia-ruimte wordt gedeactiveerd op de dag van vertrek. Dit is een veelvoorkomende verwarring, omdat het de werkgever is die de dienst opent en de documenten plaatst. Men associeert de kluis dan met het bedrijf.
In werkelijkheid blijft uw persoonlijke ruimte My Arkevia actief na de beëindiging van het contract. De voormalige werkgever verliest de mogelijkheid om nieuwe loonstroken te plaatsen, maar de documenten die al aanwezig zijn, blijven staan. U behoudt uw inloggegevens, uw toegang en al uw gearchiveerde loonstroken.
Als u de My Arkevia-app voor loonstroken gebruikt, blijft de werking op mobiel hetzelfde: inloggen met uw gebruikelijke inloggegevens, raadplegen en downloaden is op elk moment mogelijk.
De decreet nr. 2018-853 van 5 oktober 2018 verplicht tot een volledige en gratis overdraagbaarheid van gegevens voor de gebruiker van een digitale kluis. U kunt dus uw loonstroken in een bruikbaar formaat ophalen, zonder kosten, of het nu is om ze op uw computer op te slaan of om ze naar een andere dienst over te dragen.
Verandering van werkgever en nieuwe kluis: het scenario om te anticiperen
Uw nieuwe werkgever gebruikt ook Arkevia? Goed nieuws: uw oude en nieuwe loonstroken bevinden zich in dezelfde ruimte. De koppeling gebeurt via uw e-mailadres of uw sociale zekerheidsnummer, afhankelijk van de configuratie die door het bedrijf is gekozen.
Het moeilijkere geval is wanneer uw nieuwe werkgever een andere aanbieder gebruikt (Digiposte, MyPeopleDoc, Cecurity, bijvoorbeeld). U komt dan met twee aparte kluizen te zitten. Arkevia voegt uw documenten niet automatisch samen met een ander platform.
U heeft dan twee opties:
- Uw My Arkevia-account behouden voor de oude loonstroken en de nieuwe kluis gebruiken voor de volgende, terwijl u twee ruimtes parallel beheert.
- Alle documenten van Arkevia downloaden (in PDF-formaat), en deze lokaal opslaan of handmatig importeren in uw nieuwe kluis als dit mogelijk is.
- De overdraagbaarheid van uw gegevens aan Arkevia aanvragen, zoals voorzien in het decreet van 2018, om al uw bestanden in een standaardformaat te verkrijgen.
Geen enkele digitale kluis draagt automatisch uw loonstroken over naar een concurrent. Het is aan u om de stap te zetten, en het is gratis.
Verplichting tot bewaring door de voormalige werkgever: een onbekend vangnet
Ook al kunt u zich niet meer aanmelden bij My Arkevia, er blijft een mogelijkheid. Uw voormalige werkgever heeft een wettelijke verplichting om uw loonstroken te bewaren. Deze verplichting kan zich uitstrekken tot uw 75 jaar, afhankelijk van de geldende wetgeving.
Concreet, als de voormalige werkgever van aanbieder verandert of als Arkevia op een dag zijn deuren sluit, blijft het bedrijf verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van uw documenten. U kunt eisen dat zij deze aan u overhandigen.
Dit punt wordt vaak genegeerd. Werknemers denken dat alles afhankelijk is van het technische platform. In de praktijk blijft de juridische verantwoordelijkheid aan de zijde van de werkgever, niet van de digitale kluis.
Wat te doen als uw voormalige werkgever verdwenen is?
Faillissement, overname, fusie: deze situaties bemoeilijken het ophalen. In dat geval erft de curator of de overnemer de verplichtingen tot bewaring. Als er geen contactpersoon te identificeren is, kunt u de CNIL inschakelen om uw rechten op toegang tot uw persoonlijke gegevens te doen gelden.
Verloren inloggegevens na een functiewisseling: hoe toegang te herstellen
Het meest voorkomende probleem is niet de verwijdering van de loonstroken, maar het vergeten van de inloggegevens. Enkele maanden niet inloggen, een wijziging van e-mailadres, en de toegang wordt vaag.
De procedure voor herstel verloopt via de site myarkevia.com:
- Op de inlogpagina klikt u op de link voor het opnieuw instellen van het wachtwoord.
- Vul het e-mailadres in dat is gebruikt bij het aanmaken van het account (vaak uw professionele of persoonlijke e-mail, afhankelijk van de configuratie).
- Als u geen toegang meer heeft tot dit e-mailadres, neem dan contact op met de klantenservice van Arkevia met een identiteitsbewijs om uw gegevens bij te werken.
Vergeet niet uw e-mailadres in Arkevia bij te werken voordat u een bedrijf verlaat. Als uw account aan uw professionele e-mail is gekoppeld, verliest u de toegang tot de link voor het opnieuw instellen zodra deze mailbox is gedeactiveerd.
Beveiliging en bewaartermijn van de loonstroken op My Arkevia
De documenten die zijn opgeslagen in de digitale kluis Arkevia worden in Frankrijk gehost en versleuteld. Het platform voldoet aan de AVG en aan de wettelijke vereisten die aan digitale kluizen zijn opgelegd.
De bewaartermijn die door Arkevia wordt aangekondigd is bijzonder lang: uw loonstroken blijven beschikbaar gedurende meerdere decennia. Deze termijn dekt ruimschoots de huidige behoeften (aanvraag voor een hypotheek, opstellen van een pensioen dossier, controle van een eindafrekening).
Een gedigitaliseerde loonstrook die in een conforme kluis is bewaard, heeft dezelfde juridische waarde als een papieren origineel. U kunt deze voorleggen aan een rechtbank, een pensioenorganisatie of een bank zonder problemen.
Moet u toch lokale kopieën bewaren?
Ja. Geen enkel platform is eeuwig. Download regelmatig uw loonstroken in PDF-formaat en sla ze op een persoonlijk medium op (harde schijf, USB-stick of een tweede cloudservice). Deze voorzorgsmaatregel kost enkele minuten en beschermt u tegen elk onvoorziene scenario, of het nu gaat om een verandering van aanbieder aan de werkgeverszijde of een sluiting van de dienst.
De meest nuttige reflex op het moment van een verandering van werkgever blijft eenvoudig: download alles, werk uw contact-e-mail bij en verwijder uw account nooit. Uw loonstroken op My Arkevia zijn van u, en de wet garandeert u toegang zolang de dienst bestaat.
