Dejas tu puesto, firmas un nuevo contrato en otro lugar, y surge una pregunta: ¿desaparecerán tus nóminas almacenadas en My Arkevia con tu antiguo badge? La respuesta corta es no. La caja fuerte digital My Arkevia está vinculada a ti, no a tu empleador. Tus recibos de sueldo seguirán siendo accesibles incluso después de la finalización de tu contrato de trabajo.
Caja fuerte digital vinculada al empleado: lo que esto cambia concretamente
Muchos empleados piensan que su espacio Arkevia se desactiva el día de su salida. Es una confusión común, porque es el empleador quien abre el servicio y deposita los documentos. Se asocia entonces la caja a la empresa.
En realidad, tu espacio personal My Arkevia permanece activo después de la ruptura del contrato. El antiguo empleador pierde la capacidad de depositar nuevos recibos, pero los documentos ya presentes no se mueven. Conservas tus identificadores, tu acceso y la totalidad de tus nóminas archivadas.
Si utilizas la aplicación My Arkevia para los recibos de sueldo, el funcionamiento sigue siendo el mismo en móvil: conexión con tus identificadores habituales, consulta y descarga posibles en cualquier momento.
El decreto n° 2018-853 del 5 de octubre de 2018 impone una portabilidad integral y gratuita de los datos para el usuario de una caja fuerte digital. Por lo tanto, puedes recuperar tus recibos en un formato utilizable, sin costo, ya sea para almacenarlos en tu computadora o transferirlos a otro servicio.
Cambio de empleador y nueva caja fuerte: el escenario a anticipar
¿Tu nuevo empleador también utiliza Arkevia? Buena noticia: tus antiguos recibos y los nuevos se encuentran en el mismo espacio. La vinculación se realiza a través de tu dirección de correo electrónico o tu número de seguridad social, según la configuración elegida por la empresa.
El caso más delicado es cuando tu nuevo empleador utiliza otro proveedor (Digiposte, MyPeopleDoc, Cecurity, por ejemplo). Te encuentras entonces con dos cajas fuertes distintas. Arkevia no fusiona automáticamente tus documentos con otra plataforma.
Tienes entonces dos opciones:
- Conservar tu cuenta My Arkevia para los antiguos recibos y utilizar la nueva caja para los siguientes, gestionando dos espacios en paralelo.
- Descargar todos tus documentos desde Arkevia (en formato PDF), luego almacenarlos localmente o importarlos manualmente en tu nueva caja si esta lo permite.
- Solicitar la portabilidad de tus datos a Arkevia, como prevé el decreto de 2018, para obtener todos tus archivos en un formato estándar.
Ninguna caja fuerte digital transfiere automáticamente tus recibos a un competidor. Depende de ti realizar el trámite, y es gratuito.
Obligación de conservación por parte del antiguo empleador: una red de seguridad desconocida
Aunque ya no puedas conectarte a My Arkevia, sigue habiendo un recurso. Tu antiguo empleador tiene una obligación legal de conservación de tus recibos de sueldo. Esta obligación puede extenderse hasta tus 75 años, según los textos vigentes.
Concretamente, si el antiguo empleador cambia de proveedor o si Arkevia cierra algún día, la empresa sigue siendo responsable de la disponibilidad de tus documentos. Puedes exigir que te los entreguen.
Este punto suele ser ignorado. Los empleados piensan que todo depende de la plataforma técnica. En la práctica, la responsabilidad jurídica recae en el empleador, no en la caja fuerte digital.
¿Qué hacer si tu antiguo empleador ha desaparecido?
Liquidación judicial, compra, fusión: estas situaciones complican la recuperación. En este caso, el administrador judicial o el comprador hereda las obligaciones de conservación. Si no hay interlocutor identificable, puedes dirigirte a la CNIL para hacer valer tus derechos de acceso a tus datos personales.
Identificadores perdidos tras un cambio de puesto: cómo recuperar el acceso
El problema más frecuente no es la eliminación de las nóminas, sino el olvido de los identificadores. Varios meses sin conectarse, un cambio de dirección de correo electrónico, y el acceso se vuelve confuso.
El procedimiento de recuperación pasa por el sitio myarkevia.com:
- En la página de inicio de sesión, haz clic en el enlace de restablecimiento de contraseña.
- Introduce la dirección de correo electrónico utilizada al crear la cuenta (a menudo tu correo profesional o personal según la configuración).
- Si ya no tienes acceso a esta dirección de correo, contacta al servicio de atención al cliente de Arkevia con una identificación para solicitar la actualización de tus datos.
Recuerda actualizar tu dirección de correo en Arkevia antes de dejar una empresa. Si tu cuenta está vinculada a tu correo profesional, perderás el acceso al enlace de restablecimiento tan pronto como se desactive esa cuenta.
Seguridad y duración de conservación de los recibos en My Arkevia
Los documentos almacenados en la caja fuerte digital Arkevia están alojados en Francia y cifrados. La plataforma cumple con el RGPD y con los requisitos regulatorios impuestos a las cajas fuertes digitales.
La duración de conservación anunciada por Arkevia es particularmente larga: tus recibos permanecen disponibles durante varias décadas. Esta duración cubre ampliamente las necesidades actuales (solicitud de préstamo hipotecario, constitución de un expediente de jubilación, verificación de un saldo de cuenta).
Un recibo de sueldo desmaterializado conservado en una caja fuerte conforme tiene el mismo valor jurídico que un original en papel. Puedes presentarlo ante un tribunal, un organismo de jubilación o un banco sin dificultad.
¿Es necesario seguir guardando copias locales?
Sí. Ninguna plataforma es eterna. Descarga regularmente tus recibos en formato PDF y guárdalos en un soporte personal (disco duro, memoria USB, o un segundo servicio en la nube). Esta precaución toma unos minutos y te protege contra cualquier escenario imprevisto, ya sea un cambio de proveedor por parte del empleador o el cierre del servicio.
El reflejo más útil al momento de un cambio de empleador es simple: descarga todo, actualiza tu correo de contacto y nunca elimines tu cuenta. Tus recibos de sueldo en My Arkevia te pertenecen, y la ley te garantiza el acceso mientras el servicio exista.
